Ein luxemburgisches Gehalt im Wohnsitzstaat als freigestellt zu erklären, heißt eine Ausnahme zu verlangen — und wer die Ausnahme verlangt, muss sie beweisen. Stellt die Verwaltung Ihres Wohnsitzstaates Ihre Aufstellung in Frage, muss nicht sie belegen, dass Sie an jenem Dienstag zu Hause waren: Sie müssen belegen, dass Sie in Luxemburg waren.
Was zu beweisen ist
Zweierlei, Tag für Tag: dass der Tag gearbeitet wurde, und dass er körperlich in Luxemburg gearbeitet wurde. Arbeitsvertrag und Lohnzettel beweisen die Beschäftigung; sie beweisen für keinen einzelnen Tag den Ort. Genau darin liegt die Schwierigkeit: der brauchbare Nachweis ist ein täglicher, und er lässt sich nicht nachträglich herstellen.
Die Belege, die Gewicht haben
Die belgischen und luxemburgischen Behörden haben sich auf die Logik des Nachweises körperlicher Anwesenheit verständigt. In der Praxis mischt eine belastbare Akte zwei Familien von Belegen.
Die vom Arbeitgeber:
- datierte Badge- oder Zeiterfassungsauszüge;
- Anwesenheitslisten und freigegebene Dienstpläne;
- Dienstreiseaufträge und genehmigte Spesenabrechnungen;
- eine Arbeitgeberbescheinigung über die außerhalb Luxemburgs geleisteten Tage — nützlich, aber allein selten ausreichend: sie behauptet, sie beweist nicht.
Die aus dem Alltag:
- Tank- oder Ladequittungen von unterwegs oder vor Ort;
- Kassenbons, Restaurant- und Parkquittungen aus Luxemburg;
- personalisierte Fahrscheine und Abonnements;
- Kartenzahlungsauszüge mit Ortsangabe.
Kein Beleg ist für sich magisch. Was überzeugt, ist das Bündel: ein Badge-Auszug, den eine Parkquittung stützt, sagt mehr als zehn Bescheinigungen. Und ein am selben Tag datierter Beleg wird immer mehr wert sein als ein nachträglich erstelltes Dokument.
Die Tage, die keinen Nachweis brauchen
Urlaub, Feiertage, Krankheit, nicht gearbeitete Wochenenden: diese Tage zehren nicht an der Toleranz und verlangen keinen Anwesenheitsnachweis — sie müssen aber mit dem Rest der Akte stimmig bleiben. Ein beim Arbeitgeber genommener Urlaubstag, der in der Aufstellung als Arbeitstag erscheint, und die ganze Aufstellung verliert ihre Glaubwürdigkeit.
Das Register führen, statt es zu erleiden
Die Methode, die funktioniert, ist langweilig: jeden Tag seinen Status festhalten — in Luxemburg, Homeoffice, Dienstreise, Urlaub — und den Beleg des Tages anhängen, wenn es einen gibt. Zehn Sekunden am Tag, gegen Wochen der Rekonstruktion, wenn die Frage drei Jahre später kommt, wenn die Bons verblasst und die Badge-Daten gelöscht sind. Prüffristen zählen nach Jahren: die Akte eines Jahres wird mindestens so lange aufbewahrt, wie die Verwaltung dieses Jahr wieder aufgreifen kann, und Thermopapier wird eingescannt, bevor es verblasst.