Die Frage kommt schriftlich, oft Jahre nach dem geprüften Jahr: ein Auskunftsersuchen mit der Bitte, Tag für Tag zu belegen, wo die Tätigkeit ausgeübt wurde. Die Antwortfrist ist kurz — in Belgien in der Regel ein Monat — und sie verlängert sich nicht mit der Begründung, die Belege seien schwer wiederzufinden. Alles Folgende wird deshalb vor dem Brief vorbereitet, nicht danach.
Was die Verwaltung verlangt
Das Format variiert, der Kern bleibt derselbe:
- eine Jahresaufstellung: in Luxemburg geleistete Tage, anderswo geleistete Tage, Urlaub, Krankheit, Feiertage — die Summe muss auf die Arbeitstage des Jahres aufgehen;
- die Belege, die diese Aufstellung stützen, Tag für Tag für die strittigen Tage;
- häufig eine Arbeitgeberbescheinigung über die außerhalb Luxemburgs geleisteten Tage.
Die Verwaltung verlangt keinen Nachweis für jeden Montag des Jahres; sie hält die Aufstellung gegen die Belege und sucht die Stellen, an denen beide nicht zusammenpassen.
Die drei klassischen Widersprüche
Die Aufstellung, die je nach Dokument wechselt. 31 Tage außerhalb Luxemburgs in der Steuererklärung, 36 in der Arbeitgeberbescheinigung, 33 in der Tabelle, die als Antwort eingereicht wird: jedes Dokument ist für sich plausibel, das Ganze ist nicht zu verteidigen. Die Aufstellung muss in einem einzigen Exemplar bestehen, laufend geführt, aus dem alles Übrige abgeleitet wird.
Der Beleg, der dem Status widerspricht. Eine Kartenzahlung mittags in der Nähe der eigenen Wohnung an einem Tag, der als „in Luxemburg" erklärt ist; ein luxemburgischer Badge an einem als Homeoffice erklärten Tag. Ein einziger dokumentierter Widerspruch reicht, um das ganze Register in Zweifel zu ziehen — das ist das spiegelbildliche Argument zum Bündel von Belegen, und es wirkt gegen Sie.
Die Summe, die nicht aufgeht. Ein Jahr hat seine Arbeitstage; Urlaub, Feiertage, Krankheit und geleistete Tage müssen sie genau ausfüllen. Eine Aufstellung, die Tage übrig lässt, lädt die Verwaltung ein, sie selbst einzuordnen — selten zugunsten des Steuerpflichtigen.
Die Akte, die die Diskussion beendet
Sie besteht aus drei untereinander stimmigen Stücken:
- das Jahresregister, ein Status je Tag, abgeschlossen und datiert;
- die den Tagen zugeordneten Belege, nicht lose — ein Bon ohne Datum und ohne Zuordnung beweist nichts;
- die Dokumente des Arbeitgebers — Vertrag, Bescheinigung, Badge-Auszüge — die vom selben Jahr erzählen wie das Register.
Eine solche Akte entsteht in zehn Sekunden am Tag über das Jahr hinweg, oder in mehreren Wochen Rekonstruktion unter Monatsfrist. Der Inhalt ist am Ende derselbe; die Glaubwürdigkeit nicht: der zeitgleich zum Geschehen entstandene Beleg ist immer mehr wert als die Tabelle, die am Vorabend der Antwort ausgefüllt wurde.
Und wenn die Akte Lücken hat
Sie werden angezeigt, nicht kaschiert. Ein ehrliches Register mit einigen nicht belegten Tagen bleibt ein Bündel; ein geglättetes Register, das bei der ersten Prüfung aufreißt, ist keines mehr. Bleiben die beiden Verwaltungen für dasselbe Jahr uneins, sehen die Abkommen ein Verständigungsverfahren zwischen den Staaten vor — langwierig, aber genau dafür gemacht.