De vraag komt schriftelijk, vaak jaren na het gecontroleerde jaar: een vraag om inlichtingen die verzoekt dag per dag te verantwoorden waar de activiteit is uitgeoefend. De antwoordtermijn is kort — in België in de regel één maand — en hij wordt niet verlengd omdat de bewijzen moeilijk terug te vinden zijn. Alles wat volgt, wordt dus vóór de brief voorbereid, niet erna.
Wat de administratie vraagt
De vorm varieert, de grond blijft dezelfde:
- een jaarlijkse telling: dagen gepresteerd in Luxemburg, dagen gepresteerd elders, verlof, ziekte, feestdagen — het totaal moet uitkomen op de werkdagen van het jaar;
- de stukken die die telling ondersteunen, dag per dag voor de betwistbare dagen;
- vaak een werkgeversattest met een overzicht van de buiten Luxemburg gepresteerde dagen.
De administratie vraagt niet om elke maandag van het jaar te bewijzen; ze legt de telling naast de stukken en zoekt de plaatsen waar ze niet met elkaar kloppen.
De drie klassieke tegenstrijdigheden
De telling die per document verschilt. 31 dagen buiten Luxemburg in de aangifte, 36 in het werkgeversattest, 33 in de tabel die als antwoord wordt bezorgd: elk document is op zich plausibel, het geheel is onverdedigbaar. De telling moet in één exemplaar bestaan, bijgehouden, waaruit al de rest wordt afgeleid.
Het stuk dat het statuut tegenspreekt. Een kaartbetaling 's middags vlak bij huis op een dag die als „in Luxemburg" is aangegeven; een Luxemburgse badge op een dag die als telewerk is aangegeven. Eén gedocumenteerde tegenspraak volstaat om aan het hele register te doen twijfelen — het is het spiegelbeeld van het argument van de bundel bewijzen, en het speelt tegen u.
Het totaal dat niet klopt. Een jaar telt zijn werkdagen; verlof, feestdagen, ziekte en gepresteerde dagen moeten ze exact vullen. Een telling die dagen zonder bestemming laat, nodigt de administratie uit om ze zelf in te delen — zelden in het voordeel van de belastingplichtige.
Het dossier dat de discussie sluit
Het bestaat uit drie stukken die onderling kloppen:
- het jaarregister, één statuut per dag, afgesloten en gedateerd;
- de bewijsstukken die aan de dagen hangen, niet los — een ticket zonder datum en zonder koppeling bewijst niets;
- de documenten van de werkgever — contract, attest, badgeoverzichten — die over hetzelfde jaar vertellen als het register.
Zo'n dossier bouwt u op in tien seconden per dag doorheen het jaar, of in meerdere weken reconstructie binnen een termijn van één maand. De uiteindelijke inhoud is dezelfde; de geloofwaardigheid niet: het stuk dat gelijktijdig met de feiten is ontstaan, is altijd meer waard dan de tabel die daags voor het antwoord is ingevuld.
En als het dossier gaten heeft
Die meldt u, die verbergt u niet. Een eerlijk register met enkele ongedocumenteerde dagen blijft een bundel; een gladgestreken register dat bij de eerste controle barst, is er geen meer. Blijven de twee administraties het over hetzelfde jaar oneens, dan voorzien de verdragen een onderlingeoverlegprocedure tussen staten — traag, maar daarvoor gemaakt.