Een grensarbeider die in Luxemburg werkt, brengt het kantoor niet zomaar één dossier meer: hij brengt een dossier van een andere aard. Voor de meeste cliënten wordt de aangifte achteraf samengesteld uit documenten die al bestaan — loonfiches, rekeninguittreksels, attesten. Voor de grensarbeider bestaat het kernstuk alleen als iemand het tijdens het jaar heeft bijgehouden: een telling, dag per dag, van de dagen die buiten Luxemburg zijn gewerkt, en genoeg om de andere te bewijzen.
De twee tellers die het dossier bepalen
De belasting telt dagen. De belastingverdragen belasten het loon waar het werk fysiek wordt verricht; de tolerantie is de uitzondering die toelaat tot 34 dagen per jaar buiten Luxemburg te werken zonder dat er iets verandert. De drie buurlanden zijn bij hetzelfde cijfer uitgekomen, maar niet op hetzelfde moment: België past 34 dagen toe sinds 2022 (voordien 24), Frankrijk sinds 2023 (voordien 29), Duitsland sinds 2024 (voordien 19). Een dossier over een ouder jaar wordt dus gelezen met het plafond van dát jaar, niet met dat van vandaag. Wordt het overschreden, dan kantelt niet alles: alleen de dagen te veel worden belastbaar in het woonland — maar ze brengen een zwaardere aangifte met zich mee, en vragen.
De sociale zekerheid telt een percentage. Vanaf 25 % van de arbeidstijd die in het woonland wordt gepresteerd, kantelt de sociale aansluiting daarheen — werkgever inbegrepen, op het volledige loon. Het kaderakkoord van 2023 laat toe tot iets minder dan 50 % te gaan voor gewoonlijk telewerk, maar uitsluitend op aanvraag van de werkgever. De twee tellers zijn onafhankelijk: een cliënt kan onberispelijk zijn op de 34 dagen en de 25 % overschrijden, of omgekeerd. Dezelfde kalender dient beide lezingen.
De bewijslast ligt bij de cliënt
Een Luxemburgs loon als vrijgesteld aangeven in het woonland, is om een uitzondering vragen, en wie de uitzondering vraagt, bewijst ze. Stelt de administratie van het woonland de telling in vraag, dan is het niet aan haar om vast te stellen dat de cliënt die dinsdag thuis was: het is aan de cliënt om vast te stellen dat hij in Luxemburg was. Het werkgeversattest met een overzicht van de gepresteerde dagen is nuttig maar zelden op zich voldoende — het beweert, het toont niet aan. Wat overtuigt, is een bundel stukken die van dezelfde dag dateren.
Wat het kantoor in januari zou moeten vragen, niet in mei
De lijst is kort; het is de kalender van de inzameling die het verschil maakt. Een stuk dat van dezelfde dag dateert, raapt u in dertig seconden op; hetzelfde stuk laat zich zes maanden later niet meer maken.
- de jaarlijkse telling dag per dag: voor elke dag die buiten het gewone valt, de datum en de reden — telewerk, verplaatsing, verlof, ziekte;
- voor de dagen gewerkt in Luxemburg, een redelijk aantal bewijzen van fysieke aanwezigheid: badge- of prikklokoverzichten, tank-, kassa- en parkeertickets, vervoerbewijzen, kaartbetalingen met plaatsaanduiding;
- voor de dagen gewerkt buiten Luxemburg, het spoor van wat ze waren: zendingsopdracht, goedgekeurde agenda, telewerkovereenkomst;
- het werkgeversattest op het einde van het jaar, als overzicht dat de telling bevestigt — niet als enig stuk dat ze vervangt.
Een cliënt die in mei aankomt met een lege agenda en een schoendoos ongedateerde tickets, heeft geen dossier met vertraging: hij heeft geen dossier. De meest rendabele richtlijn die een kantoor aan een grensarbeider kan geven, past in één zin — een dag buiten het gewone, een lijn diezelfde dag, een bewijsstuk erbij.
Het verband met de applicatie
Dat is precies het register dat deze applicatie bijhoudt: een kalender waarin de cliënt zijn dagen gaandeweg markeert, het gefotografeerde bewijsstuk toevoegt, en waaruit een jaarlijkse PDF komt, dag per dag, met de tellers in de voettekst. Voor het kantoor twee deuren, alleen om te lezen: een raadpleeglink die de cliënt aanmaakt en intrekt, of een gratis boekhoudersruimte waarin elke cliënt die de uitnodiging van het kantoor heeft aanvaard, verschijnt met zijn tellers en zijn stukken — zonder uitwisseling van bestanden, en zonder dat het kantoor iets kan wijzigen. Het register blijft dat van de cliënt; het kantoor leest het zoals de administratie het zou lezen.
De ruimte zelf, en wat ze het kantoor toont: boekhoudersruimte voor grensarbeider-cliënten.